Nowelizacja ustawy AML wprowadziła wiele istotnych zmian - poszerzony został katalog instytucji obowiązanych o m.in. małe biura rachunkowe. W niniejszym artykule chcielibyśmy wyjaśnić kilka istotnych kwestii dotyczących rozszerzenia ustawy AML o biura świadczące takie usługi jak sporządzanie deklaracji, prowadzenie ksiąg podatkowych, udzielanie opinii, porad itp.
Obecnie ustawa AML dotyczy wszystkich biur rachunkowych, niezależnie od ich rodzaju, wielkości, formy działalności czy liczby zatrudnionych osób.
Dlaczego ustawodawca zastosował taką zmianę?
Celem rozszerzenia katalogu instytucji obowiązanych jest przede wszystkim uzyskanie przez organy ścigania możliwości kontroli całego obrotu gospodarczego. Poprzez wprowadzenie zmian ustawodawca chce ułatwić wykrywanie procederów przestępczych w obszarze AML/CFT.
Zatem jakie obowiązki ciążą na biurach rachunkowych?
Obecnie biura rachunkowe należą do katalogu instytucji obowiązanych. Oznacza to, że muszą one realizować obowiązki narzucone przez ustawodawcę dla instytucji obowiązanych – czyli takie, które są bezpośrednio związane z przeciwdziałaniem praniu pieniędzy i finansowaniu terroryzmu.
Jaką dokumentację AML oraz szkolenia z AML należy przygotować w biurach rachunkowych?
ocena ryzyka AML – obowiązek identyfikacji i aktualizacji dokumentu oceny ryzyka AML uwzględniającego oceny ryzyka dokonywane na poziomie krajowym i UE, oraz czynniki ryzyka takie jak: klienci, obszary geograficzne, produkty i usługi, a także kanały dostawy usług, produktów i transakcji;
procedura AML – obowiązek stworzenia i przestrzegania wewnętrznej procedury przeciwdziałania praniu pieniędzy i finansowaniu terroryzmu, która musi być odpowiednio dostosowana do typu, rozmiaru i charakteru działalności. Jest to również obowiązek przestrzegania procedury anonimowego zgłaszania rzeczywistych lub potencjalnych naruszeń w zakresie AML;
szkolenie AML – obowiązek zapewnienia pracownikom regularnych szkoleń AML zgodnych z najnowszymi przepisami dotyczącymi przeciwdziałania praniu pieniędzy i finansowaniu terroryzmu. Należy pamiętać, że w przypadku jednoosobowej działalności gospodarczej konieczne jest korzystanie z zewnętrznego szkolenia AML.
Środki bezpieczeństwa finansowego
Prowadząc biuro rachunkowe musimy również pamiętać o wdrożeniu i stosowaniu środków bezpieczeństwa finansowego, którymi są m.in.: identyfikacja klienta oraz weryfikacja jego tożsamości, identyfikacja beneficjenta rzeczywistego, od 31 października 2021 roku monitorowanie rozbieżności między CRBR a ustaleniami instytucji obowiązanej, ustalenie struktury własności i kontroli w przypadku klienta będącego osobą prawną albo jednostką organizacyjną nieposiadającą osobowości prawnej, ocena stosunków gospodarczych klienta, oraz bieżące monitorowanie stosunków gospodarczych klientów.
Nie możemy zapomnieć o archiwizacji– ustawodawca narzuca na nas obowiązek archiwizowania zarówno dokumentów AML, jak i wszystkich innych informacji uzyskanych w wyniku stosowania środków bezpieczeństwa finansowego, a także dowodów potwierdzających przeprowadzone transakcje i ewidencje transakcji.
O czym należy jeszcze pamiętać?
Ustawodawca narzuca obowiązek wyznaczenia osób odpowiedzialnych za realizację obowiązków AML i przestrzeganie w organizacji procedur AML.
Kolejnym bardzo ważnym elementem jest współpraca z GIIF, polegająca na obowiązku gromadzenia i przekazywania danych na temat wskazanych przez ustawę AML transakcji. Obowiązek realizacji zadań na żądanie GIIF takich jak wstrzymanie transakcji, zablokowanie rachunku, zamrożenie wartości majątkowych, nieudostępnienie wartości majątkowych podmiotowi lub osobie. W tym zakresie biura rachunkowe (w przeciwieństwie do pozostałych instytucji obowiązanych) stosują uproszczone raportowanie obejmujące tylko informacje o okolicznościach, które wskazują na podejrzenie prania pieniędzy lub finansowania terroryzmu.
Na koniec pamiętajmy również o obowiązku poddania się kontroli w zakresie przestrzegania przepisów ustawy AML w biurze rachunkowym.
Kary i sankcje za naruszenia AML dla biur rachunkowych
W przypadku nienależytego wypełnienia bądź niewypełnienia obowiązków spoczywających na biurze rachunkowym, ustawodawca nałożył szereg kar i sankcji. Są to:
kary administracyjne – m.in. publikacja informacji o instytucji obowiązanej oraz zakresie naruszenia w BIP, cofnięcie koncesji lub zezwolenia na prowadzoną działalność, wykreślenie z rejestru działalności regulowanej, zakaz pełnienia obowiązków na stanowisku kierowniczym przez osobę odpowiedzialną za naruszenie przez okres nie dłuższy niż 1 rok;
kary pieniężne – m.in. kara pieniężna do wysokości dwukrotności kwoty korzyści osiągniętej lub straty unikniętej przez instytucję obowiązaną w wyniku naruszenia albo – gdy nie jest możliwe ustalenie kwoty tej korzyści lub straty – do wysokości równowartości kwoty 1 mln euro. W przypadku stwierdzenia naruszenia przez instytucję obowiązaną określonych obowiązków oraz naruszenia obowiązków wynikających z rozporządzenia w sprawie informacji towarzyszących transferom środków pieniężnych odrębna kara finansowa może być nałożona na osobę odpowiedzialną za AML – do wysokości 1 mln zł;
sankcje karne – kara grzywny i/lub kara pozbawienia wolności od 3 miesięcy do 5 lat. Odpowiedzialność karna wynikająca z kodeksu karnego może oznaczać pozbawienie wolności od 6 miesięcy aż do 12 lat.
Kto ponosi odpowiedzialność za naruszenia?
Powyżej opisane kary i sankcje mogą być nałożone na:
członków zarządu w spółkach biur rachunkowych, którzy zostali wskazani jako osoby odpowiedzialne za wykonanie obowiązków ustawowych;
kadrę kierowniczą wyższego szczebla lub pracownika zajmującego kierownicze stanowisko w biurze rachunkowym, który jest odpowiedzialny za zapewnienie zgodności działalności instytucji obowiązanej oraz jej pracowników z przepisami AML;
przedsiębiorcę, który prowadzi biuro rachunkowe jako jednoosobową działalność i nie wykonuje obowiązków wynikających z ustawy AML.
Jeżeli prowadzisz biuro rachunkowe i szukasz pomocy w przeprowadzeniu swojej firmy przez wszystkie procedury AML, zgłoś się do naszych specjalistów. Pełen pakiet dokumentacji AML dla biur rachunkowych znajdziesz na naszej stronie internetowej pod adresem:
https://www.consultant-aml.com/sklep-aml?Dokumentacja+AML=biura+rachunkowe
Pamiętaj, żeby zapisać się do naszego Newslettera! Bądź na bieżąco i nie daj zaskoczyć się przepisom!